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Estrategias para ser una persona más productiva
¿Tiene muchas cosas que quiere hacer, pero siente que no tiene suficiente tiempo? Si está interesado en cómo aumentar su eficacia, descubra en este artículo valiosas estrategias para ser una persona más productiva y gestionar su tiempo de forma más eficaz.
¿Qué es la productividad?
La productividad es un término que se utiliza a menudo en los negocios, pero en realidad puede aplicarse a todos los aspectos de la vida. En el mundo empresarial, la productividad puede medirse por el número de llamadas de ventas realizadas o el rendimiento de una línea de producción. En un entorno académico, la productividad puede medirse por el número de preguntas contestadas o el número de palabras escritas.
En su forma más sencilla, la productividad es una medida de la producción frente a los insumos. Sin embargo, cuantificar la productividad no siempre es fácil cuando el resultado no es inmediatamente visible. Algunos proyectos e industrias requieren un alto grado de desarrollo personal. Por ejemplo, en el sector de los servicios, cuando se busca un ascenso o se trabaja en un proecto creativo como escribir un libro. En este tipo de trabajo, la productividad no siempre se mide en términos de resultados inmediatos.
Cuando se buscan estrategias para ser una persona más productiva, muchos recurren a técnicas de gestión del tiempo. Aunque la productividad y la gestión del tiempo están relacionadas, son dos cosas diferentes y no todas las personas productivas son especialmente buenas en la gestión del tiempo.
La gestión del tiempo es un conjunto de habilidades y herramientas que facilitan el uso eficaz del tiempo. La productividad es el resultado obtenido en un periodo de tiempo determinado. Los resultados más productivos no se consiguen gestionando eficazmente una lista de tareas. La productividad es más bien un resultado.
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Diez consejos para mejorar la productividad
Incorpore estos consejos de productividad a su vida diaria. Observando lo que funciona y lo que no, puede desarrollar estrategias para ser una persona más productiva.
1. Dejar de hacer varias cosas a la vez
A menudo resulta tentador realizar varias tareas a la vez. Aunque esto puede parecer productivo, rara vez conduce a los mejores resultados. Centrarse en una tarea a la vez le permite completarla en menos tiempo, a un nivel superior y pasar sin problemas a la siguiente tarea.
2. Establecer pequeños objetivos
Las grandes tareas y proyectos pueden parecer desalentadores y a menudo sobrestimamos la cantidad de tiempo que requieren. Dividir las tareas en pequeños hitos manejables y llegar a la finalización del proyecto es una de las mejores estrategias para ser una persona más productiva. Por ejemplo, responda a cuatro correos electrónicos a la vez a lo largo del día para despejar su bandeja de entrada.
3. Hacer descansos
Tomar descansos para aumentar la productividad en el trabajo puede parecer extraño, pero los descansos regulares pueden realmente ayudar a reducir el estrés y aumentar la productividad.
Muchas empresas se aseguran de que los empleados hagan descansos regulares. Sin embargo, si trabaja desde casa o en una oficina en la que no se controla su comportamiento, debe hacer pausas cortas y frecuentes de 10 o 15 minutos. Este tiempo alejado del trabajo permite que la mente se recupere y adquiera nueva motivación y nuevas ideas.
4. La regla de los cinco minutos
Si la procrastinación es un reto importante, prueba la regla de los cinco minutos: comprometiéndose a dedicar sólo cinco minutos, puede eliminar muchas excusas para dudar en empezar. Escribir un correo electrónico, investigar un tema, completar un archivo o perfilar una nueva tarea puede hacerlo casi cualquiera en cinco minutos.
Cuando terminan los cinco minutos, a menudo sigue habiendo motivación para continuar. Aunque haya pasado a otra tarea productiva, las pequeñas tareas realizadas en cinco minutos son una contribución importante a su rendimiento general. Como siempre, las tareas más pequeñas son las que más se posponen.
5. Bloqueo del tiempo
El uso de bloques de tiempo es una de las estrategias para ser una persona más productiva probada y conocida. Al establecer bloques de tiempo, tomas la decisión consciente de reservar un «bloque» de tiempo para una tarea específica.
Los bloques de tiempo suelen dividirse en periodos de 60 o 90 minutos. Una de las ventajas de los bloques de tiempo es que proporcionan una guía visual de su trabajo una vez completado, por lo que puede imprimir su calendario o codificar sus tareas por colores.
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6. Delegar
Si trabaja en equipo, reflexione sobre sus tareas diarias y considere la posibilidad de delegarlas en otros miembros del equipo. A menudo, asumimos tareas que están fuera de nuestra competencia o tareas que podrían ser realizadas más rápidamente por otros. Delegar no significa entregar el trabajo que no quiere hacer. Se trata más bien de garantizar que cada uno haga el trabajo que se adapte a sus capacidades y disponibilidad.
7. Frenar las distracciones
Es natural distraerse y es difícil desarrollar la capacidad de concentración. Sin embargo, esta habilidad puede desarrollarse. Desactive las notificaciones, ponga el teléfono en modo avión o utilice aplicaciones de productividad como Freedom.
La técnica pomodoro se utiliza a menudo para evitar distracciones y mantenerse en la tarea. Los usuarios programan un temporizador, eliminan todas las distracciones (redes sociales, correo electrónico, etc.) del entorno y trabajan en intervalos de 20 a 30 minutos. Saber que sólo tienen que concentrarse durante un breve periodo de tiempo les ayuda a mantenerse concentrados durante más tiempo.
8. Hacer primero lo más difícil
Es tentador evitar las tareas difíciles o que requieren mucho tiempo y centrarse en lo que puede hacerse rápidamente. Sin embargo, abordar primero los proyectos más difíciles le dará más motivación y concentración para el resto del día. Dé prioridad a estas grandes tareas al principio del día o cuando se sienta más productivo.
9. Establecer límites
Como se mencionó en la sección sobre la delegación de tareas, los empleados suelen asumir tareas que están fuera de su alcance. Aunque es bueno ser flexible y aprovechar las oportunidades de desarrollo profesional, también es importante fijarse límites de tiempo.
Para completar las tareas de forma eficaz y productiva, es necesario mantenerse dentro de un plazo razonable. Establecer límites garantiza que no te sientas abrumado.
10. Identifique cuándo es más productivo
Con la llegada del COVID y el trabajo a distancia, el modelo tradicional de trabajo de 9 a 17 horas es cada vez más raro. El trabajo flexible e híbrido ha popularizado el concepto de formas de trabajo más productivas. Cada individuo es único. Algunos empleados trabajan mejor por la mañana, mientras que otros son más productivos después de comer. Si sabe cuándo es más productivo y diseña su horario diario para aprovechar al máximo esos momentos, podrá crear estrategias para ser una persona más productiva.
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