Las reuniones pueden parecer una pérdida de tiempo y, lamentablemente, a veces lo son, algunas reuniones no siempre son necesarias, de hecho, pueden ser una gran pérdida de tiempo si no eres lo suficientemente selectivo.
Las reuniones ineficaces plagan a muchas organizaciones. Quizás, en un momento u otro, las reuniones sirvieron para un propósito práctico y agregaron valor a todos los involucrados. Sin embargo, en algún momento se convirtieron en un compromiso permanente que nadie cuestionó.
Aunque es bueno comprometerse a reunirse con los miembros de su equipo y comunicarse con ellos, las actualizaciones de estado y las discusiones aleatorias y abiertas tienen un uso limitado. Si este es el rumbo de sus reuniones, probablemente sea hora de repensar su enfoque.
En este artículo hemos seleccionado algunas indicaciones claras sobre si una reunión es efectiva.
¿Cuándo debe convocar una reunión de trabajo?
- Las reuniones semanales son necesarias, ante todo, cuando tienes un propósito claro para ellas
Si no puede pensar en nada que le gustaría lograr en una reunión y tiene dificultades para armar una agenda, entonces una reunión es innecesaria. Además, si solo está buscando actualizaciones de estado sobre proyectos, hay otras formas de recopilar esa información de su personal.
Las reuniones semanales también podrían ser beneficiosas si se encuentra en una industria de alto ritmo donde hay cambios constantes y los proyectos se completan y reemplazan rápidamente por otros nuevos. Debe tener cuidado de no tomar demasiado tiempo en casos como estos, pero puede ser necesario mantenerse actualizado como equipo y tomar decisiones rápidas sobre lo que se debe hacer a continuación.
- Las reuniones semanales también son buenas cuando evitan que ocurran posibles desastres
De acuerdo, los problemas importantes no deberían surgir semanalmente o podría haber otros problemas con los que deba lidiar.
Sin embargo, incluso los miembros del equipo pueden olvidar tareas importantes, especialmente cuando hay mucho trabajo. Estos elementos también se pueden comunicar fuera del contexto de las reuniones, pero todo depende de quién está involucrado y qué se necesita hacer específicamente.
Leer: 5 principios básicos para tener reuniones de trabajo más eficientes
Cuando no necesita reunirse
- Las reuniones son malas cuando hacen perder el tiempo a todos
Si no hay objetivos claros, si todos fueron llamados independientemente de su participación, si usted y su equipo podrían invertir mejor su tiempo en otro lugar, entonces la reunión fue innecesaria.
- Si la reunión está haciendo que algunas personas se queden dormidas, ¿qué tan efectivo es cuando su equipo se reúne?
De acuerdo, las reuniones no siempre son terriblemente interesantes, pero si los asistentes no tienen motivos para prestar atención, es una buena señal de que nunca se tomó el tiempo para pensar quién necesitaba estar allí y por qué los necesitaba presentes.
- Otro mal es no empezar y terminar a tiempo
Mucha gente construye sus días de trabajo en torno a las reuniones. Si alguien necesita estar en otro lugar en un momento dado, y no finaliza la reunión a tiempo o despide a los que deben irse, podría terminar causando algunos problemas importantes.
- Y, lo que muchos considerarían el mayor mal de las reuniones se conoce como “el check-in”
Por lo general, aquí es donde los líderes de equipo simplemente hacen un seguimiento y se aseguran de que todos estén haciendo su trabajo. Sin embargo, en un equipo automotivado, esto debería ser un hecho.
A menos que haya algo urgente que discutir con un proyecto, como algunos cambios que deben realizarse de inmediato, no es necesario reunir a todos para discutirlo. Si todos ya se están comunicando bien, reunirse por comunicarse es simplemente una mala planificación.
En general, las reuniones deben gestionarse bien. Deben ser cortas y no deben reservarse durante las horas pico para evitar interrupciones innecesarias. Si sigue estas pautas y tiene algo importante que discutir con los miembros de su equipo cada semana, entonces convocar esa reunión puede ser realmente beneficioso. De lo contrario, puede ser una buena idea reducir la frecuencia de sus reuniones.
Leer: 4 consejos para mejorar las reuniones de trabajo con sus empleados
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