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Desarrollar un proceso para organizar reuniones exitosas en las que los miembros del equipo puedan compartir ideas y construir relaciones, constituye un proceso fundamental para construir un equipo de trabajo exitoso.
¿Cuáles son los ingredientes mágicos para una reunión exitosa?
Una reunión se considera exitosa cuando los participantes construyen relaciones, intercambian ideas, descubren puntos de vista, toman decisiones y obtienen la información que necesitan para avanzar en el trabajo.
Todos sabemos que no hay «magia» que el éxito proviene de la preparación y trabajo duro. Pero hay cinco principios básicos que subyacen a las reuniones exitosas. Incorpore estos cinco principios de reunión a lo largo del ciclo de reunión y observe cómo florecen sus reuniones.
Pasos a seguir para tener reuniones más productivas
1. Cada Voz Importa
Las diferentes perspectivas enriquecen una conversación, fortalecen un equipo y, en general, conducen a mejores resultados. Los buenos líderes de reuniones establecen un entorno seguro y abierto en el que los participantes pueden expresar sus preocupaciones. No tiene que transformar toda la cultura de reuniones de su organización para que cada voz cuente en sus reuniones.
Mantenga el grupo pequeño y manejable invitando solo a miembros del equipo cuyas perspectivas sean necesarias para lograr el objetivo de la reunión. Haga que otros participantes sean opcionales y asegúrese de que reciban una copia de las notas de la reunión para que estén informados.
Sea respetuoso con los diferentes estilos y preferencias de comunicación de las personas. Utilice estrategias que satisfagan las necesidades de los introvertidos y extrovertidos. Las diferentes formas de comunicar información, como texto, gráficos y clips audiovisuales, pueden atraer diferentes estilos de aprendizaje. La prioridad es hacer que la información sea clara y accesible para todos en el grupo para optimizar el compromiso.
Leer: Cómo abordar las causas fundamentales de las reuniones improductivas
2. Todos deben venir preparados
La preparación de la reunión a menudo comienza con el líder de la reunión, pero no termina allí. Los miembros del equipo también deben prepararse para la reunión. Como planificador de reuniones, facilita la preparación de la reunión al crear una agenda bien pensada antes de la reunión.
Pero si usted es la única persona que está lista para la conversación, corre el riesgo de pasar más tiempo durante la reunión configurando el contexto, la conversación divagando sin rumbo y los miembros del equipo sintiéndose perdidos, innecesarios o que han perdido el tiempo. Además de todo esto, el objetivo no se cumple y te encuentras programando otra reunión para continuar esta conversación.
Incluya el trabajo previo a la reunión como parte de la agenda que comparte con los participantes con anticipación. El trabajo previo es una tarea para los participantes de la reunión para que sepan exactamente qué hacer antes de la reunión. A menudo establece el contexto o invita a la reflexión, por lo que el tiempo de la reunión se puede dedicar a un diálogo más profundo para hacer avanzar el trabajo.
Influya en otros para que se preparen para las reuniones pidiéndoles ayuda en el proceso de creación de la agenda y enviándoles recordatorios sobre cómo completar el trabajo previo. Establecer normas de preparación del equipo ayudará a reforzar este comportamiento.
3. Comience y termine con intención
La forma en que comience y finalice sus reuniones puede tener más impacto en su éxito de lo que piensa. Las personas ingresan a la sala (física y virtualmente) con otros temas en mente. Es posible que ni siquiera recuerden exactamente a qué reunión están entrando en un día completo de reuniones.
Es fundamental comenzar la reunión cuidadosamente para apoyar la transición mental a la conversación de la reunión. De manera similar, el final de una reunión a menudo se apresura y algunas personas se escapan a otra reunión antes de que esta conversación haya concluido por completo. Terminar la reunión con intención ayuda a los participantes a sentir que su tiempo fue bien empleado.
Comience recordando a los participantes por qué está allí y qué planea lograr. Pida a los participantes que dejen de lado distracciones como teléfonos celulares y correos electrónicos, y que se involucren en el contenido de la reunión. Use un procedimiento de registro rápido para ayudar a su equipo a concentrarse en la conversación y hacer que todos participen rápidamente en la reunión.
Termine la reunión con una sesión de recapitulación que repase las tareas y decisiones tomadas durante la reunión. Esto asegura que los próximos pasos y resultados sean claros, que haya un cierre y que el grupo tenga una sensación de logro.
4. Piense en sus reuniones como un punto de partida
No importa cuán productiva sea la conversación, si los resultados de la reunión no se implementan, la reunión, de alguna manera, seguirá siendo un desperdicio. Los siguientes pasos se dejan atrás y las decisiones se olvidan, lo que dificulta continuar con el impulso. Entonces, ¿por qué dedicar tiempo a aclarar los elementos de seguimiento si solo se van a abandonar?
Registre notas, ideas, aprendizajes, decisiones y otra información para que pueda compartirse y acceder fácilmente en el futuro. Envíe notas de la reunión dentro de las 24 horas posteriores a la finalización de la reunión y asegúrese de incluir a las partes interesadas que no asisten a la reunión que deben ser informadas.
Asegúrese de que alguien sea responsable de cada elemento de acción para que se complete. Transfiera sus tareas a su sistema de tareas personal para que esos elementos no se pierdan o use un sistema que coloque automáticamente sus tareas de las reuniones en su lista de tareas pendientes.
5. Cree, llévelo a la práctica y luego repita su proceso de reunión nuevamente
Tómese el tiempo para desarrollar un proceso que funcione para las reuniones de su equipo, la creación de un proceso compartido hará que sea más fácil para todos apoyar reuniones efectivas. El tiempo que dedique por adelantado a desarrollar un sistema valdrá la pena en el futuro, cuando tenga un proceso en marcha, no deje que se vuelva obsoleto; en su lugar, reflexione y repita continuamente sobre el proceso.
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