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Cómo abordar las causas fundamentales de las reuniones improductivas

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El “día sin reuniones” se ha convertido recientemente en una especie de fenómeno. La idea es dar a los empleados un día de trabajo completo que su empresa, departamento o equipo haya designado 100 por ciento libre de reuniones.

Las empresas de los sectores de tecnología, salud y negocios han estado ansiosas por implementar esta práctica para crear un espacio para que los empleados participen en un trabajo concentrado durante un día completo. Una organización que adopta este enfoque ve las reuniones como una interrupción de la productividad diaria.

¿Por qué el día sin reuniones no resuelve el problema de raíz de las reuniones improductivas?

Cómo abordar las causas fundamentales de las reuniones improductivas

Un día sin reuniones tiene algunos beneficios, los equipos que adoptan esta práctica reportan un aumento en la productividad. Sin embargo, eliminar las reuniones en un día determinado simplemente traslada las reuniones improductivas a otros días de la semana, lo que podría hacer que esos días sean más estresantes.

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Además, el día sin reuniones no es una panacea para todo tipo de equipo. Considere los equipos de ventas o de atención al cliente que requieren una interacción regular en tiempo real con las personas, es posible que los equipos multifuncionales no se beneficien por completo a menos que todos los equipos o departamentos implementen la práctica.

No existe un enfoque único para todos; diferentes personas y diferentes tareas requieren trabajar de diferentes maneras. Los extrovertidos pueden preferir que sus días se dividan en segmentos de actividad individual y grupal. Además, ciertas tareas se realizan mejor en grupo.

Si elige tener un día sin reuniones, el líder del equipo debe:

    • Adoptar la práctica y crear una cultura que la apoye. Debe modelar la regla al no programar reuniones en los días designados, los mensajes mixtos pueden confundir a los empleados y dañar la confianza.
    • Comunicar claramente el objetivo de implementar la práctica a su gente, que es proporcionar más tiempo de trabajo ininterrumpido. También debe brindar orientación para la implementación y tomar medidas para garantizar la aceptación y el compromiso de los empleados.
    • No confiar únicamente en el día sin reuniones para resolver el problema de una organización con las reuniones. El día debe ser parte de una estrategia general que aborde las causas fundamentales de esos problemas.

¿Cómo hacer que los «días de reunión» también funcionen para usted?

Si bien un día sin reuniones puede ser un buen comienzo, un enfoque más reflexivo es tener menos reuniones y más efectivas todos los días de la semana. Pruebe los siguientes enfoques holísticos para reducir la cantidad y mejorar la calidad de sus reuniones:

  • Cancele cualquier reunión que no tenga una agenda con un resultado claro

¿Suena extremo? Las reuniones de actualización de estado y las reuniones periódicas a menudo carecen del resultado deseado, las personas se reúnen por costumbre en lugar de pensar críticamente sobre el evento.

Si no es el líder de la reunión y recibe una invitación a la reunión sin el resultado deseado, sea proactivo y pídale al líder de la reunión que le proporcione una solución al problema planteado. Recuerde, si el líder de una reunión no puede articular claramente el resultado que le gustaría lograr en una reunión, es probable que la reunión sea una pérdida de tiempo.

  • Anime a los miembros del equipo a rechazar las reuniones si no es el mejor uso de su tiempo

Una ventaja de un día sin reuniones es que permite a los empleados rechazar una reunión. Si una reunión no es el mejor uso del tiempo, permita que un miembro del equipo rechace la reunión y ofrezca formas alternativas de contribuir. Por ejemplo, puede pedirles a los miembros del equipo que se perderán una reunión y que expondrán sus opiniones con anticipación por correo electrónico o chat.

  • Termina cada reunión con un resumen

El resumen de una reunión aclara lo que se logró o no. Capture los próximos pasos, decisiones y aprendizajes clave para que lo acordado en la reunión no se olvide ni se pierda, y haya un seguimiento de las tareas. Los resúmenes brindan la oportunidad de solidificar la alineación y celebrar los resultados de la reunión. Asigne de tres a cinco minutos en su agenda para el resumen de la reunión.

Si el día sin reuniones se creó para proporcionar a los empleados un tiempo de trabajo más concentrado, el siguiente paso es mejorar y reducir la cantidad de reuniones a las que asisten.

Leer: 5 principios básicos para tener reuniones de trabajo más eficientes

Uriel N Peñaloza

Licenciado en Ciencias Políticas, SEO e Inversionista.

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