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Onboarding – ¿Qué es y cuál es su función?

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El concepto de incorporación o onboarding se utiliza en el contexto de los negocios y los recursos humanos. Se refiere al proceso de introducir a un empleado recién contratado en una organización. El onboarding también se conoce como el proceso de socialización dentro de una organización. Es una parte importante de ayudar a los empleados a comprender su nuevo puesto y los requisitos del trabajo. Este proceso les ayuda a integrarse a la perfección con el resto de la empresa y volver a trabajar en relación con la cultura organizacional.

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Gracias a él, los empleados recién incorporados pueden comprender la función de trabajo y aumentar su nivel de comodidad en un nuevo lugar. Se llevan a cabo muchas actividades en el proceso de incorporación, desde tareas introductorias hasta la capacitación del equipo.

El onboarding también se centra en proporcionar al empleado la documentación necesaria. Después de leerlo, debe completarlo para confirmar el cumplimiento de la legislación laboral aplicable y poder equiparlo con todas las herramientas necesarias. Por lo tanto, una vez completada la incorporación, los empleados deben saber qué espera la organización de ellos en términos de habilidades, estilo de comunicación y actitud.

Además, la incorporación debe estar asociada no solo con las nuevas contrataciones. A menudo sucede que los empleados se trasladan a nuevos puestos dentro de la empresa y también necesitan un mentor que los prepare para un nuevo rol. En tales casos, el término onboarding reemplaza crossboarding. El crossboarding es importante incluso cuando el empleado ya está familiarizado con la cultura organizacional. A menudo sucede que la cultura del equipo al que se une es diferente a la que él conoce.

¿Cuáles son los pasos más importantes en la incorporación?

Cuando un empleado potencial acepta la carta de oferta, se convierte oficialmente en parte de la organización. Los siguientes pasos conforman el proceso de incorporación:

Proporcionar al empleado información sobre la política de la empresa y los beneficios para empleados.

En esta etapa, proporcione al empleado información completa sobre las políticas de la empresa y los beneficios para empleados. La sesión de capacitación o los materiales deben cubrir todo, desde el cumplimiento hasta el seguro, las obligaciones fiscales y las vacaciones.

Además, solicite al empleado que firme todos los documentos que confirmen formalmente su afiliación con la organización.

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Si se aceptan firmas digitales en los formularios, puede utilizar el software de implementación de empleados para poner la documentación necesaria a disposición de los nuevos empleados antes de su primer día en la empresa. Esto significa que los empleados pueden completar todos los trámites de cumplimiento antes y convertirse en miembros del equipo desde el primer día. El uso de firmas digitales también es útil cuando necesita implementar trabajadores remotos en su empresa.

La división de todas las tareas diarias es importante para ayudar a los nuevos empleados a comprender su función. Este es el mejor momento para que un gerente participe en el proceso de incorporación, ya que está mejor preparado para presentar una imagen clara del rol del empleado.

Esta información debe proporcionarse durante los primeros 30 días de trabajo a medida que un nuevo empleado aprende y asume lentamente su función. En esta etapa, también es importante informar al empleado con quién trabajará para que pueda hacer bien su trabajo.

Facilitar la formación

La capacitación es parte del proceso de incorporación a largo plazo y es mejor que la facilite su gerente de línea. Incluso el empleado más experimentado debe recibir capacitación para comprender cómo funcionan los procesos en su nueva organización o en un nuevo equipo.

Las empresas pueden brindar capacitación incluso antes de que un empleado llegue al trabajo. Se pueden distribuir materiales de capacitación básicos y los empleados pueden obtener un cronograma de tareas a realizar utilizando los programas de incorporación de empleados disponibles.

Introducción a la cultura organizacional

La asimilación a la cultura organizacional es un proceso continuo. Sin embargo, los gerentes de recursos humanos y los líderes de equipo deben brindar al empleado una visión general amplia de la cultura cuando se une a la empresa.

¿Cómo pueden hacer eso? Una forma es asegurarse de que su cultura se refleje en la visión y misión de su empresa.

¿Tu organización está orientada a resultados? ¿Qué tan fácil es para sus empleados acercarse a usted y hablar sobre un problema que están experimentando en el trabajo? ¿Qué tan abiertos están los gerentes a las conversaciones privadas fuera del trabajo?

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Defina lo que significa la cultura de la empresa, luego asegúrese de que esa cultura se transmita al nuevo empleado.

Ayudar a hacer contactos sociales con colegas

Una tarea importante del gerente/departamento de recursos humanos es facilitar la comunicación entre los empleados, incluso si algunos empleados no están muy abiertos a la integración. Esto implica crear un entorno en el que se fomente la amistad entre compañeros.

Muchas organizaciones facilitan que los nuevos empleados se aclimaten a un nuevo lugar dedicando a uno de sus colegas a ayudarlos. Esta ayuda puede estar relacionada, por ejemplo, con moverse por un lugar nuevo, resolver tareas juntos o responder preguntas administrativas, etc.

El estudio de Hibob encontró que el 49% de los empleados encuestados, sin embargo, preferiría hacerse amigo de sus compañeros de trabajo en lugar de ser solo un amigo recién contratado para ellos.

Esta información no debe afectar la autoestima del nuevo empleado. No todos se sienten cómodos acercándose a nuevos colegas y estableciendo relaciones con ellos.

Proporcionar a los nuevos empleados un sentido de valor y aceptación es un objetivo muy importante de la incorporación. Cuando los empleados sienten que comparten los mismos valores, entienden la visión y hablan el mismo idioma que el resto del equipo, se crea en ellos un sentido de pertenencia.

¿Cuáles son los beneficios de una incorporación bien realizada?

Es importante darse cuenta desde el principio que es probable que muchos empleados renuncien a sus trabajos incluso después de aceptar la oferta. Esto es algo que a menudo está más allá de su control. Pero lo que puede controlar es cómo influye en las experiencias y sentimientos del nuevo empleado al ingresar a su organización.

Notamos que las tendencias de incorporación cambian constantemente, por lo que la automatización y la mejora de las habilidades ahora se están convirtiendo en algo natural. Hasta hace un tiempo no era tan popular, sobre todo en las pequeñas empresas. Actualmente, incluso estas empresas más pequeñas se ven obligadas a prestar atención a cómo se lleva a cabo la incorporación y asegurarse de haber hecho todo lo necesario en esta etapa de implementación.

Benefiios del onboarding

La incorporación del onboarding llevada a cabo correctamente trae muchos beneficios. Los más importantes son:

  • aclimatación más fácil y rápida de un nuevo empleado en la organización
  • aumentar la eficiencia del trabajo realizado
  • reducción de la rotación en la empresa
  • mayor motivación y compromiso
  • aumento de la productividad de los empleados
  • reducción de los costes laborales
  • riesgo mínimo de olvidar trámites importantes
  • mejor ambiente de trabajo

¿Cuánto debe durar el onboarding y quién es el responsable?

Es difícil responder claramente a la pregunta de cuánto debe durar la incorporación de un nuevo empleado. Esto se debe a que mucho depende del tipo de puesto para el que se realiza el reclutamiento y del tamaño de la organización.

El programa introductorio formal puede durar entre 30 días, 90 días, 180 días o incluso 365 días. Esta fase se utiliza para completar todas las tareas en un entorno de soporte constante. Idealmente, la incorporación comienza o debería comenzar tan pronto como el empleado acepte el contrato formal.

Si bien la cantidad de tiempo dedicado a los diferentes aspectos de la incorporación varía según la organización, la incorporación se puede dividir en cuatro fases:

  • De un día a una semana: Cuidar la documentación y familiarizar al empleado con su rol.
  • Semana a tres meses: Capacitar al empleado para hacer su trabajo. Que se familiarice con colegas que son la clave de sus funciones. Ayudar al empleado a conocer la cultura de la organización.
  • De tres a seis meses: Evalúa su desempeño y asegúrate de que tiene todo lo que necesita para hacer su trabajo de manera óptima. Consulte su opinión para evaluar su participación.
  • Seis meses a un año: El empleado debe tener pleno conocimiento de su rol, mercado, empresa e industria. Debe asimilarse a la empresa y su cultura.

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